無(wú)論是美國還是英國，許多企業(yè)仍在使用過(guò)時(shí)的人工管理差旅費用流程，這對于公司業(yè)務(wù)都會(huì )產(chǎn)生負面影響。由于這些過(guò)時(shí)的流程，企業(yè)需要面對和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規遵從的問(wèn)題，同時(shí)還需要確保一個(gè)可見(jiàn)的和準確的員工費用報告。

隨著(zhù)旅行和出差費用成為目前企業(yè)支出的最大部分之一，約占一個(gè)企業(yè)年度預算的10%。于是，那些能夠幫助企業(yè)合理減少支出的工具和方法，便有著(zhù)巨大的投資回報潛力。

對于那些定期審查并探索如何更好的削減成本的公司來(lái)說(shuō)，差旅費用的有效控制將會(huì )促進(jìn)成本的大大節約。然而現在許多公司仍然在聘請雇員，用過(guò)時(shí)的流程、效率低下的解決方案來(lái)做差旅費用的管理。

KDS(全球知名差旅預訂與費用管理解決方案供應商，服務(wù)于全球多家跨國企業(yè)，總部位于法國)為了更好地了解公司關(guān)于差旅費用計劃的態(tài)度和具體實(shí)施方案進(jìn)行了調查，同時(shí)對在美國和英國的企業(yè)預訂、管理工作、相關(guān)的差旅情況進(jìn)行了深入了解。目前中國的差旅支出在2015年已經(jīng)超過(guò)美國，達到2910億美元，成為全球第一大差旅市場(chǎng)。中國企業(yè)正面臨成本控制、效率提升、管理規范化等要求逐漸增強的趨勢，商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。

執惠根據報告內容對其中的主要內容進(jìn)行了精心編輯整理，希望為國內的差旅行業(yè)帶來(lái)一定的借鑒。

研究方法

2016年3月KDS進(jìn)行了這項調查，該調查共收集了1216份的有效反饋。旨在了解商務(wù)旅客在旅行預訂和管理時(shí)的感受，另外也包括他們在提交旅游費用報告時(shí)的態(tài)度和行為。這項基于互聯(lián)網(wǎng)的調查主要是針對在美國和英國18到65歲之間的商務(wù)人士。

主要研究成果（正文）

差旅費用報告的提交在絕大多數公司仍然處在人工處理的階段，盡管有45%的受訪(fǎng)者表示他們使用自動(dòng)化的費用管理工具來(lái)提交費用報告（如圖1），但仍然有高達41％的受訪(fǎng)者使用電子表格的方式來(lái)提交他們的費用報告。

而在使用電子表格的這些受訪(fǎng)者中，有47％的人說(shuō)填寫(xiě)這些表格需要花費他們30分鐘到1個(gè)小時(shí)的時(shí)間，另外有18％的受訪(fǎng)者表示這可能會(huì )占用他們兩個(gè)小時(shí)，甚至更長(cháng)的時(shí)間；80％的受訪(fǎng)者證實(shí)，他們完成并提交這些差旅費用表格是在8小時(shí)正常工作時(shí)間內。

由此可見(jiàn)，使用電子表格對于工作效率的影響顯而易見(jiàn)。將時(shí)間花在這些報告上，會(huì )占用員工完成既定工作任務(wù)的時(shí)間；而這些生產(chǎn)力的損失積少成多，最終浪費的是雇主的時(shí)間和金錢(qián)。

旅途中消費收據的收集和管理

在差旅途中，許多商務(wù)旅客的任務(wù)之一就是要保存好他們的費用收據（如圖3所示），73％的受訪(fǎng)者是將所有收據放在同一個(gè)地方，比如錢(qián)包里，但這樣存在丟失的機率，而不安全或者錯誤的保存方式會(huì )導致最后費用報銷(xiāo)環(huán)節出現各種問(wèn)題。只有11％的受訪(fǎng)者表示，他們會(huì )選擇使用在線(xiàn)工具來(lái)掃描和記錄他們的差旅收據。

而在受訪(fǎng)者中，74％的受訪(fǎng)者遞交差旅費用報告是按月或按季度進(jìn)行的（如圖4），這就需要員工在提交報告前很好的保存收據。另外，對于那些經(jīng)常需要自己先墊付費用的員工來(lái)說(shuō)，月度和季度的報銷(xiāo)頻率，可能會(huì )導致他們需要很長(cháng)時(shí)間才能拿到報銷(xiāo)費用。

費用報告的真實(shí)性

當談到費用報告的真實(shí)性時(shí)，67%員工們普遍相信誠實(shí)是最好的原則，會(huì )堅持如實(shí)報告。不過(guò)，雖然絕大多數的受訪(fǎng)者表示，會(huì )真實(shí)記錄他們的實(shí)際里程（如圖5），但也有近22％的受訪(fǎng)者承認會(huì )適當的多報告一些里程（1到10英里）。 雖然這些是看似微不足道的里程數，但對于擁有許多員工的大型公司來(lái)說(shuō)，差旅成本也會(huì )因此而迅速增加。

旅游預訂的重要發(fā)現

旅游預訂的過(guò)程可能導致員工生產(chǎn)力的下降，因為商務(wù)旅行的預訂是一個(gè)復雜而耗時(shí)的過(guò)程，你需要研究航班，找到最好的酒店價(jià)格和其他相關(guān)的旅行選擇（如圖6），44％的受訪(fǎng)者需要花費60分鐘甚至更長(cháng)的工作時(shí)間來(lái)研究和預訂即將到來(lái)的商務(wù)旅行。調查中，有57%的美國受訪(fǎng)者的年收入在50000到99000美元之間；54%的英國受訪(fǎng)者收入在30000到55000英鎊之間；可見(jiàn)，浪費生產(chǎn)力的成本非常高。

預訂規范和偏好

談到旅游預訂，58%的受訪(fǎng)者表示，他們公司的差旅政策是直接并經(jīng)過(guò)明確溝通的；28%的受訪(fǎng)者使用符合公司旅游預訂政策的工具（如圖9）；多數的調查受訪(fǎng)者表示，有信心確保他們的預訂是符合公司的差旅政策的。

然而，盡管74%的受訪(fǎng)者希望所有的預訂（航空，交通，酒店等）能夠在同一個(gè)平臺上完成（如圖10），但仍有38％的人需要直接與旅游供應商溝通，來(lái)完成他們在旅行中所涉及到的每個(gè)元素預訂，有34%的人通過(guò)差旅管理工具來(lái)預訂（如圖11）。

當被問(wèn)及他們對于直接預訂的偏好時(shí)，49％的受訪(fǎng)者指出，是否便利是一個(gè)核心因素，另外有32％的人表示，給予更廣泛的出行選擇非常重要，有14%的人認為直接預訂更便宜（如圖12）。

但這些可能還有待加強，因為公司仍然在使用過(guò)時(shí)的旅游預訂系統，這可能會(huì )導致糟糕的用戶(hù)體驗，有限的航班、地面和酒店類(lèi)型選擇。企業(yè)所提供的在線(xiàn)預訂工具能夠為旅客提供自動(dòng)化進(jìn)程，使之更有效、更容易的進(jìn)行旅行計劃的管理。但是為了推動(dòng)合規性，企業(yè)還需要確保他們所提供的平臺至少能夠提供同樣方便、好的用戶(hù)體驗。

商務(wù)旅行者的態(tài)度和行為是具有相似性和普遍性的

從這次來(lái)自英國和美國的受訪(fǎng)者調查中可以看出，盡管他們有著(zhù)不同的地理定位，但是他們的回應在很大程度上相似（如圖13），商務(wù)旅行者的苦惱和趨勢相似。

關(guān)于報銷(xiāo)流程，有近42％的美國受訪(fǎng)者和近41%的英國受訪(fǎng)者仍然在使用電子表格提交費用報銷(xiāo)；13%的美國受訪(fǎng)者和18％的英國受訪(fǎng)者在如何保存旅行收據方面存在苦惱。

當涉及到支出提交時(shí)，24%的美國受訪(fǎng)者和25％的英國受訪(fǎng)者承認會(huì )使用空白的出租車(chē)收據虛報差旅費。同樣，美國受訪(fǎng)者中超過(guò)20％、英國受訪(fǎng)者中25％的人會(huì )報高大概1到10英里的里程在開(kāi)支報告上。

當涉及到商務(wù)旅客是否愿意使用航空公司的應用程序來(lái)獲取航班和登機口信息時(shí)，32%的美國受訪(fǎng)者表示非常愿意使用這些工具；相比之下，英國受訪(fǎng)者中只有10％愿意嘗試。因此，美國企業(yè)使用應用程序來(lái)為員工提供差旅預訂的解決方案便顯得更加重要。

小結

調查結果表明，無(wú)論是美國還是英國，許多企業(yè)仍在使用過(guò)時(shí)的人工管理差旅費用流程，這對于公司業(yè)務(wù)都會(huì )產(chǎn)生負面影響。由于這些過(guò)時(shí)的流程，企業(yè)需要面對和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規遵從的問(wèn)題，同時(shí)還需要確保一個(gè)可見(jiàn)的和準確的員工費用報告。而這也使我們意識到建立一個(gè)為企業(yè)審查旅行費用管理的自動(dòng)化流程是多么重要。

* 本文作者：徐黎陽(yáng)，執惠旅游分析師，執惠駐德國柏林辦公室負責人。

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